Massime misure di sicurezza, ibrido e streaming, promuovi in tempo, prepara lo staff

Possiamo dire che l’emergenza da pandemia Covid è terminata? La campagna di vaccinazione sembra aver avuto un effetto determinante nel ridurre i contagi e le vittime causate dal Coronavirus. Nonostante non siano del tutto scomparsi, i contagi ridotti ci consentono di muoverci più liberamente, di viaggiare, e tornare a frequentare i luoghi pubblici con maggiore sicurezza, seppur mantenendo mascherine, distanza di sicurezza e altre misure ancora indispensabili.

Tante aziende durante la pandemia hanno lavorato per poter mantenere il flusso di eventi regolare, trasformando gli eventi organizzati dal vivo in eventi online.

Pian piano si è tornati agli eventi ibridi, una tipologia di evento che sembra destinata a rimanere anche alla fine dell’emergenza Covid, dato che offre la possibilità di assistere a un evento sia dal vivo che da qualsiasi località remota grazie a internet.

Tuttavia, gli eventi dal vivo sono fondamentali per generare il più alto tasso di interesse nel pubblico target, ottenere leads, chiudere contratti, intrattenere i presenti e ricavare maggiori informazioni.

Se stai cercando alcuni consigli per organizzare al meglio il ritorno agli eventi dal vivo, eccone quattro per iniziare subito.

Adotta massime misure di sicurezza

Sì, il virus sembra essersi indebolito e contagiare meno. Questo non significa che possiamo tornare alla massima libertà.

Se stai pianificando un evento dal vivo, starai sicuramente impegnandoti al massimo e investendo un budget per far sì che l’evento funzioni al meglio.

La verità, però, è che spesso qualcosa sfugge all’organizzazione. La sicurezza deve sempre essere una priorità, perciò dai a tutti i partecipanti la certezza che ogni misura è stata presa per evitare possibili contagi.

Prepara in tempo:

• Gel disinfettanti
• Mascherine personalizzate da distribuire a chi ne è privo
• Sedie distanti tra loro
• Locali arieggiati e puliti

Questi requisiti importanti saranno il tuo biglietto da visita per dimostrare interesse verso la salute dei partecipanti.

Ricordati di dotare tutto lo staff di un laccetto porta badge personalizzato per identificazione.

E dato che anche i partecipanti all’evento dovranno mostrare il loro tesserino identificativo, regala il lanyard personalizzato anche a loro come gadget promozionale.

Ibrido e streaming

Il tuo evento dal vivo può essere seguito anche da remoto? Dovrebbe essere possibile, dato che questa caratteristica consentirà a tutti di far parte dell’evento e ricevere informazioni anche a distanza.

Le piattaforme per lo streaming di eventi disponibili online ti consentono di usufruire dei loro server e programmi, per offrire ai partecipanti da remoto un’esperienza interattiva e la possibilità di porre domande e ottenere risposte immediate.

Gli eventi ibridi non sono una novità assoluta, ma con la pandemia hanno ottenuto maggiore fama e ti consentono di registrare live per poi offrire contenuti on-demand e webinar in futuro.

Ricorda che l’interattività è fondamentale per tenere vivo e interessato il pubblico, perché molto spesso i webinar finiscono per diventare troppo noiosi per chi li segue da casa.

Interagire con il pubblico durante un evento ibrido è possibile assegnando a una figura preparata il compito di rispondere alle domande che arrivano da internet.

La schermata dei messaggi servirà all’organizzatore dell’evento per fornire link esterni, materiale multimediale e qualsiasi altra informazione per aumentare l’interattività e migliorare l’esperienza.

Promuovi in tempo

Pianifica una campagna sui social per promuovere l’evento. Se questa è una pratica comune prima di ogni evento, comunicare a tutti gli interessati che si torna agli eventi dal vivo sarà un incentivo in più per molti.

Approfitta dei followers sui social e invitali in modo creativo, rimanendo fedele alla tua azienda e alla tipologia di evento sia nel tono comunicativo, sia nei media utilizzati. Cura la grafica della tua pubblicità sui social, ed enfatizza il lento ritorno alla normalità che tutti aspettiamo ormai da anni.

Sponsorizza la giornata attraverso pagine affini che hanno più followers, e utilizza le campagne pay per click di YouTube e Instagram per attirare quanto più pubblico possibile offrendo contenuti promozionali. Contatta siti internet e blog nel tuo stesso settore che hanno una buona reputazione digitale, valutando il traffico, l’autorità e la presenza sui social di ogni sito, e chiedi loro di sponsorizzare il tuo evento come servizio di promozione digitale.

Prepara lo staff

Molte aziende assumono agenzie e hostess appositamente per un evento. Quanto agli oratori, puoi optare per un esperto invitato per l’occasione o affidare la conduzione dell’evento ai tuoi dipendenti. In un caso o nell’altro, fai in modo che tutti ricevano un piccolo vademecum, se necessario, con all’interno le linee guida per la conduzione dell’evento. Assegna a ciascun presentatore un tempo finito così che possa rispettare le tempistiche, perché la maggior parte dei presenti potrebbe non amare dover rimanere più di quanto era stato detto loro.

Pensa anche all’abbigliamento e dota lo staff di indumenti tutti uguali e possibilmente personalizzati con il nome dell’evento, il logo aziendale e qualsiasi altra cosa possa essere riconoscibile in futuro.

Nella prima metà del 2022 gli eventi dal vivo procedono ancora a rilento, ma presto torneranno alla normalità grazie al completamento delle campagne di vaccinazione e al calo dei contagi.

Per tornare definitivamente agli eventi dal vivo, adotta tutte le misure necessarie per la salvaguardia della salute e offri un’esperienza organizzata e interattiva sia dal vivo che da remoto. Fai in modo che la tua impresa sia pronta al tuo prossimo evento dal vivo avendo sicurezza, planning, budget, location, staff e strategia di marketing online e offline già pronti per l’azione.